Meu fluxo de trabalho sempre foi bastante confuso, e as agendas e métodos de organização pessoal eram tragados para o meio desta confusão. Informaçoes perdidas, outlook abarrotado de compromissos não cumpridos (ao abrir, milhões de alertas disparavam… Só para serem adiados para mais tarde), milhares (literalmente) de emails não lidos e dezenas de projetos não finalizados ou simplesmente abandonados. Tenho TDAH (cuja existência só fui descobrir aos 30 anos) e vivo numa época em que o fluxo de informações acentua o problema; ainda, cria uma espécie de TDAH generalizado, onde as pessoas e empresas tem os canais de tempo e atenção sobrecarregado por um excesso de informações (pois é… Tempo e atenção são limitados).
O resultado eram a procrastinação, falta de produtividade, tensão, etc… As vezes o dia inteiro havia passado e no final das contas eu não havia feito nada; O grande perigo era que a vida passasse, sem que objetivos reais fossem alcançados.
Em razão disto virei um obscecado por sistemas de produtividade e resultados: Não manipulo o mesmo papel duas vezes, escaneio tudo para ter os arquivos classificados sempre a mão, tenho um sistema de couching eletrônico para manter meu foco, meço os objetivos e erros semanalmente, entre outros truques fundamentais àqueles que precisam sublimar um problema de hiperatividade/atenção. Particularmente o melhor e mais eficiente sistema que encontrei é encontrei foi o GTD, de David Allen.
Mas afinal, o que é o GTD?
O “GTD”, como ele é mais comumente conhecido, é a abreviação de “Getting Things Done”, livro de David Allen que chegou ao Brasil com o título “A Arte de Fazer Acontecer”. O GTD busca uma maneira de executarmos as coisas de forma relaxada, e explica que utilidade da agenda que você fez com seus afazeres acaba no momento em que alguém te interrompe. (mais informações em Duis Libebox Blog, Azul Infinito Blog, Efetividade.net ou mesmo na página do próprio autor. – entre outros excelentes artigos que podem ser achados na net). O ideal é comprar o livro do autor (acreditem, é um investimento inestimável)
- Coletar
- Processar
- Organizar
A Coleta
Parece simples, mas é impressionante que os resultados começam a a aparecer logo na coleta. É importante observar alguns pontos:
- Todos os seus emails e coisas a fazer devem estar centralizados num único ponto (ou seja, numa caixa de entrada);
- Tudo que você puder fazer em menos de 3 minutos, faça na hora.
Pegue um papel e uma caneta (ou lapis), e faça uma lista todos os projetos, tarefas e coisas a fazer (e as que gostaria de fazer). Não se preocupe com a ordem ou classificação; apenas descarregue tudo aquilo que está congestionando sua mente. Se quis aprender alemão, por exemplo, apenas coloque na lista.
O Processamento
Uma vez que esteja tudo coletado (e provavelmente você irá perceber um número bastante maior do que imaginava na lista), você
irá classificar os ítens. Observe que tudo aquilo que precisar de mais de uma etapa
para ser concluído deve ser considerado um projeto. A classificação é bastante rápida e pontual, como um arrastar e soltar; Por exemplo, caso exista um ítem “Aprender Alemão” em sua lista, ele irá virar um projeto (até pque ítens no gerûndio nunca se concretizam); A partir daí, você primeiro irá definir qual a primeira tarefa para dar continuidade ao projeto, que poderia ser, por exemplo “Contatar o centro de ensino de alemão e verificar preço do curso”. A proxima ação, ligar para o curso, deve estar definida dentro do contexto da tarefa: ex: @tocall Centro de Ensino de Alemão | tel.xxxxxx (caso vc tenha o telefone, ele deve ser colocado preferencialmente na tarefa).
A Organização
Trata de você montar compartimentos para sua estrutura de projetos e tarefas. No caso do “Curso de Alemão”,caso este não seja um projeto imediato, que você pretende fazer no próximo semestre ou quando tiver tempo, ele irá entrar no escopo @someday/maybe (ou outro que faça sentido pra vc), por exemplo.
O Resultado
Quando aplicado da maneira correta, os resultados são imediatos e realmente deixam a mente muito mais clara. No decorrer do dia, por exemplo, quando estou no telefone coloco meu sistema em @toCall, e todas as ligações a fazer são apresentadas. Se estou no trânsito, coloco o sistema em @Errands e tudo que tenho que fazer quando estou em trânsito é apresentado(com a descrissão da rota e número de coisas em que tenho que fazer em cada ponto (ex. Centro, Bacacheri, lavanderia, etc)) . O mesmo para coisas que só posso fazer no escritório @office, em casa @home ou no computador @computer.
As Ferramentas e os Truques
Existem inúmeras ferramentas, das qual descaco a RememberTheMilk. É um sistema organizacional, baseado em GTD, que pode ser acessado de qualquer computador, celular, email, SMS ou mesmo Twitter. Quando recebo um email de tarefa, simplesmente reenvio para o RTM (que é como coloquei o apelido de minha cx-postal no RTM) que a classificação é feita quase que automaticamente; e minha caixa postal fica limpa. Também criei um email adicional no Google, apenas para arquivos para referência ou leitura futura. Quando chegam, apenas reencaminho para “arquivo” (é claro que tenho filtros para classificar automaticamente as messagens nos devidos contextos).
Também existe um pluggin GTD para o Outlook, que vou postar neste artigo assim que o carregar para o servidor.
Conclusão
O GTD não é apenas um método organizacional, mas uma forma de definir objetivos e melhorar sua relação com seus projetos, prioridades e qualidade de vida. E no meu caso, arrisco dizer que realmente modificou muita coisa em meu futuro. Vale a pena gastar algum tempo para aprender o método e suas variantes (PigPog Method, por exemplo).
Thinking Rock – Outra excelente ferramenta GTD, gratuíta, disponível na Web
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