Fonte: Blog de Projetos

Você sente que nunca tem horas suficientes no seu dia para fazer tudo o que você precisa? A boa notícia é que você não é o único com questões de produtividade. Não sei você, mas eu tenho um monte de pepinos para resolver. Eu costumava ter e-mails brotando igual mato na minha caixa de entrada, uma lista de tarefas quilométrica e aquelas ideias de negócios, uma delas que eu estive pensando em começar por fora há quatro anos, implorando pela minha atenção…

Ok, esse último eu ainda não consegui resolver, mas pelo menos eu melhorei na parte de controlar o monstro de duas cabeças dos e-mails e do gerenciamento de tarefas. E é assim que você também pode se tornar um ninja da produtividade:

Passo 1: mude a sua mentalidade

Esqueça a gestão do tempo e pense sobre o fluxo de trabalho (workflow) e gerenciamento de energia. Temos 100 mil bilhões de neurônios, mas só podemos manter sete coisas na nossa cabeça ao mesmo tempo. Isso significa que você precisa tirar coisas da sua cabeça e colocá-las em um sistema. No Unreasonable Institute usamos o Asana, mas eu também adoro o Smartsheet para a gestão de projetos; também já usamos o Trello e até mesmo o velho e bom sistema de papel e caneta (apesar de eu achar que os perco mais facilmente).

Escolha um sistema e fique com ele.

Passo 2: lembre-se de que checar o e-mail não é o seu trabalho

Pode ser tentador dar uma olhada no seu e-mail à procura de coisas mais fáceis ou interessantes para fazer, mas isso só suga o tempo que você deveria estar dedicando a outras prioridades. Além disso, geralmente isso produz muito pouco em termos de resultados concretos. Então trabalhe na implantação das seguintes estratégias de gestão de e-mail:

Desligue as notificações

Aquelas coisas que aparecem no canto da tela são mais viciantes que crack e tão distrativas quanto, para terminar de fazer as coisas.

Verifique se o seu e-mail 3 vezes ao dia

Limite o número de vezes que você checa a sua caixa de entrada, assim você vai ser mais eficiente na hora de responder aos e-mails. Eu verifico o meu às 9h, às 12h e às 16h todos os dias. Aqui está um desafio: tente reduzir isso a apenas uma vez por dia (isso ainda é ninja demais para mim, mas é aonde quero chegar!). E, a propósito, verificar seu e-mail constantemente é TOC (transtorno obsessivo compulsivo)!

Reduza sua caixa de entrada a zero todos os dias

O Email Game da Baydiné uma maneira divertida e rápida de fazer isso. Passe entre 15 e 30 minutos usando esse programa para garimpar os seus e-mails.

Avise as pessoas sobre os seus hábitos de e-mail

Por exemplo, adicione uma observação à sua assinatura dizendo: “Eu leio e-mails uma vez por dia. Se for urgente, me ligue!”

Só mande e-mails para quem realmente precisa vê-los

Isso significa reduzir o número de Cópias e Cópias Ocultas que você manda, afinal, da mesma forma, você não quer desperdiçar o tempo dos outros.

Use abreviaturas

Se você conseguir colocar toda a sua mensagem na linha de assunto, faça isso! E coloque EOM depois, o que significa end of message ou “fim da mensagem”. Se o e-mail só traz informações de que os destinatários precisam saber, coloque PSC no final do seu e-mail, geralmente no corpo. Isso significa “para seu conhecimento” e indica que a pessoa não precisa responder.

Leia newsletters uma vez por semana.

Crie uma pasta separada contendo todas as newsletters que você assina e não a abra até que você tenha tempo para se sentar e ler tudo.

Não use sua caixa de entrada como uma lista de afazeres

Quando você recebe um e-mail, tem as seguintes opções:

– Excluí-lo;

– Delegá-lo, ou seja, encaminhá-lo para outra pessoa para que ela lide com ele;

– Respondê-lo — se achar que isso levará menos de 2 minutos, faça-o imediatamente;

– Adiá-lo, isto é, colocá-lo na sua agenda para resolver mais tarde ou usar o ferramentas como o Boomerang para que o e-mail volte para a sua caixa de entrada mais tarde;

– Ou colocá-lo no seu sistema de gerenciamento de tarefas.

Passo 3: use estes truques

Use estes truques para resolver tudo de forma mais fácil:

Engula o sapo!

Isso significa fazer a coisa mais difícil primeiro. E também significa combinar o seu nível de energia com a demanda do trabalho. Eu sempre agendo minhas tarefas mais difíceis para os primeiros horários da manhã, pois é quando tenho energia suficiente para enfrentá-las, deixando as tarefas mais fáceis para a tarde.

Cronometre suas tarefas

Se a tarefa é difícil, você tem duas opções:

1. Ligue o cronômetro e trabalhe nela por um período específico de tempo;

2. Identifique uma tarefa e trabalhe nela por 10 minutos e faça uma pausa de 2 minutos; em seguida, fique em uma outra tarefa por 10 minutos e fala outra pausa de 2 minutos — faça isso por cinco vezes e você terá começado cinco grandes projetos. Ou você pode fazer isso com um único projeto.

Reduza seu tempo cinza

Seu tempo pode ser definido como branco, preto ou cinza. O branco se refere ao tempo passado com amigos e família, quando você está fazendo as atividades que não são relacionadas ao trabalho. O preto refere-se ao tempo passado trabalhando e resolvendo suas tarefas. E, por último, o cinza se refere ao tempo gasto entre os dois, o que deve ser evitado — trabalhar no seu laptop enquanto assiste à TV definitivamente é tempo cinza.

Sendo assim, escolha: você deve ou trabalhar ou assistir a TV — fazer os dois não é nem relaxante nem produtivo. Separe de forma clara o seu tempo e espaço entre vida profissional e a vida doméstica.

Configure os sistemas de comunicação

Isso é especialmente importante em um escritório aberto, porque é fácil ser interrompido ou interromper os outros. Para evitar que isso aconteça, definia limites sobre quando você está disponível e quando não está. Coloque os fones de ouvido ou invente uma maneira divertida de dizer “não perturbe” (por exemplo, usando um chapéu vermelho).

Trabalhe em etapas

Faça todos os seus calls, por exemplo, em conjunto, mesmo que estejam divididos entre projetos diferentes.

Agende uma “reunião para uma pessoa”

Reserve uma sala de reuniões para utilizar sozinho ou vá a um café e concentre-se no que você precisa fazer. Esse é seu tempo reservado para focar.

Organize as suas listas de tarefas pelo contexto delas

Por exemplo, suas listas podem ser divididas em: 1) Lista de calls; 2) lista de afazeres de casa; 3) lista de afazeres do trabalho; e 4) lista de e-mails para enviar.

Ligue o modo chefe

É tentador se sentir constantemente pressionado a “fazer”, mas, sendo da liderança, às vezes você precisa parar de fazer para pensar. Tire um tempo (eu faço isso no final do dia ou durante a manhã) para olhar para o dia ou a semana anterior, rever projetos e ações e quebrar os grandes projetos em tarefas gerenciáveis (por exemplo: se você está saindo de férias, pesquise online, verifique os preços, reserve e pague).

Saiba que você sempre vai ter mais para fazer do que você consegue

Você sempre terá mais demanda do que tempo, e você sempre vai querer colocar as mãos em tudo. Mas você não consegue fazer isso — ninguém consegue, mesmo que algumas pessoas pareçam poder. Por isso, trabalhe de forma eficiente, descanse bastante e tire um tempo para curtir. Já dizia James Howell: ““Trabalho sem diversão faz de Jack um bobalhão”.

 
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